Факторы, которые нужно учитывать при планировании вручения подарков
- Согласование набора. Нужно учитывать процесс принятия решений внутри компании. Зачастую это бывает сложный и многоступенчатый процесс, который может вовлекать заместителей и директора лично, поэтому на согласование подарочных наборов нужно отводить не менее 2 недель. У нас на этот случай есть готовые наборы, которые уже имеют целостную концепцию, и их гораздо проще обсуждать и согласовывать, чем собирать новый комплект с нуля.
- Размещение заказа и сроки исполнителя. Чаще всего достаточно много времени занимает фаза поиска исполнителя (обзвон, сравнение цен, вариантов). Кроме того, у каждого исполнителя – свои методы и сроки. Из своей практики мы знаем, что от неприятных сюрпризов никто не застрахован. Иногда нам приходилось сталкиваться с ситуациями, когда за несколько дней до срока оказывается, что бракован весь тираж. Однако даже в таких ситуациях мы находим способ сделать поставку вовремя, так как сами практикуем эффективный тайм-менеджмент с учетом рисков.
- Человеческий фактор и доработки. Даже самые лучшие и ответственные поставщики иногда допускают ошибки. И даже самый жесткий контроль качества иногда эти ошибки не замечает, отправляя клиенту бракованную партию. На этот случай нужно быть готовым к дополнительному сроку на претензионную работу.
- Горячая пора. Не случайно существует поговорка «готовь сани летом». Когда начинается массовый заказ корпоративных подарков, скажем, на Новый год
или на 23 февраля, наиболее ходовые элементы оказываются раскупленными, а компании, предлагающие данные услуги, завалены работой. Потому дотягивать до начала «массовой лихорадки» не стоит. Хотя мы, в свою очередь, также готовимся к «высокому сезону» и проходим его на максимальной производительности.
- Транспортировка. От праздничных перегрузок страдают и транспортные компании, поэтому иногда возникают ситуации, когда в рамках одного населенного пункта подарок может идти по несколько дней. Мы даже писали о подобной ситуации в нашем блоге. А значит на доставку нужно отводить как минимум в 2-3 раза больше времени, чем заявляет транспортная компания.
Итак, если посчитать «запасик», получается, что к самому горячему, новогоднему, сезону нужно начинать готовиться не позднее, чем за 2-3 месяца. Если же речь о менее значимых праздниках, будет достаточно примерно 1-2 месяцев. Ну а подготовка «за пару дней до праздника» подойдет только в том случае, если вы любите экстрим и острые ощущения.
Проактивный подход: как не оказаться в цейтноте с подарками?
Чтобы исключить проблемы с «подарочным тайм-менеджментом», следует применять ряд методов предупреждения таких проблем:
- Наличие небольшого пула подарков в запасе. Делать нужно не только «запасик» по времени, но и иметь небольшое количество универсальных подарочных наборов в наличии, чтобы при необходимости мочь вручить «из резерва».
- Нестандартные поводы дарения. К примеру, в этой нашей статье вы можете почитать о том, как нестандартные подарки «работают» лучше традиционных. И смещая даты вручения от типичных к необычным вы убиваете двух зайцев: упрощаете себе тайм-менеджмент и повышаете эффективность презентов.
- Предупреждение рисков. Важно выбирать наборы таким образом, чтобы риски были минимальными. В первую очередь это касается продуктов питания: выбрав скоропортящиеся товары можно горько об этом пожалеть. То же касается хрупких предметов.
- Активный контроль. Нельзя слепо доверять компаниям, предлагающим услуги. Необходимо позванивать, уточнять, контролировать процесс, пока вы не получите вашу партию подарков. Только так можно обеспечить реагирование на возможные проволочки максимально быстро.
Однако заказывая подарки у нас, вы можете быть уверены, что мы применяем проактивный подход со своей стороны, и делаем всё для того, чтобы получатели были одарены вовремя и оказались довольны качеством. Потому мы и позиционируем нашу компанию как «подарки бизнес-класса».
