Как планировать время и не терять его зря

Нет времени - проблема знакомая каждому. Правда в том, что будь сутки даже вдвое длиннее, мы бы все равно не успели сделать все, что запланировали. Дело не во времени, а в умении расставлять приоритеты. Первое, что надо понять, когда учишься планировать правильно, — в чем ошибаешься. 

Ошибка кроется в двух простых вещах:

• хочется волшебного способа успеть всё

• успеть все нельзя

Хорошая новость — не все, но больше, чем обычно, успевать научиться можно. 

Правильный план начинается с цели. Цель не надо путать с желанием или мечтой. Цель — то, что разбито на задачи и выполнимо. Первый шаг к ней можно сделать сегодня или на неделе. Желание — это эмоция. Мечта должна «сбыться» сама, и вы вроде как не имеете отношения к этому волшебному процессу. 

Шесть принципов правильного планирования

1. Задача «успеть всё» нереальна. Есть другая, реалистичная — успеть главное. Есть дела, которые требуют сосредоточиться на них полностью, которые важны прежде всего. Если правильно их распределить, то конец дня вы будете встречать без чувства вины за то, что осталось несделанным. Если представить мелкие задачи, которые на вас валятся каждый день, песком, то эти главные дела будут камнями. Чтобы камни поместились в ведро песка, надо уложить сначала их, а потом уже насыпать песок. Если главное не запланировано, то вал мелочей полностью поглотит ваш день. 

2.  Первый шаг к тому, чтобы не хвататься за первые попавшиеся дела, — завести один электронный список дел. В этом списке легко понять, что главное. И на день надо выделить не больше трех таких задач. Дела есть жестко запланированные (у которых есть четкое время начала и окончания) и «гибкие», у которых важен дедлайн, а делать их можно в любое время. Общий список помогает легко оценить важность таких «гибких» дел и возможность внести их в календарь. 

3. Для дел с известным сроком начала-окончания у вас должен быть электронный календарь, в который они внесены. Календарь незаменим для того, чтобы уберечь вас от попытки впихнуть в день больше дел, чем физически возможно. Не переоценивайте свои силы! Учитывайте «жесткие» дела и, исходя из них, уже вносите дела «гибкие». 

4. Планирование — это не только способность выделить главное, но и силы отказаться от остального. Самый сложный пункт нашего обучения. Отказываться тяжело, страшно, у некоторых возникает ощущение, что они ни на что не годны, если не могут сделать «всё». Посмотрите правде в глаза, вы никогда его и до этого не делали. А от попыток страдало главное. 

5. Забудьте о выражении «нет времени». Суть этого явления совсем в другом. В том, что одни дела приоритетнее других, даже если приоритет этот у вас в подсознании и вы о нем не задумывались. Когда вы это проговариваете, вместо безликого «нет времени», то с ним уже можно работать. Вы не можете повлиять на количество часов в сутках, а вот пересмотреть свои приоритеты вполне. Нет времени на чтение? Или два часа в соцсетях приоритетнее? 

6. Слишком жесткое планирование каждой минуты и куча дел каждый день приводят только к неврозам и желанию порвать список дел или разбить монитор. Не планируйте жестко больше, чем 60% своего времени. 

Книги по управлению временем

Существует много систем тайм-менеджмента, так что среди них можно выбрать ту, которая вам больше подходит, или создать свою из нескольких. Можно просто работать с планом, не задумываясь о других инструментах. И все-таки знакомство с некоторыми книгами даст больше идей о том, как не сгинуть в лавине дел. 

Книга Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» предлагает разобраться с задачами с помощью корзины «входящие», это вариант общего списка, о котором мы говорили. Система делает проще определение приоритета задач и не дает оставлять «на потом» кучу не открытых писем и едва просмотренных бумаг. Эта система подойдет тем, кто по долгу службы получает огромное количество электронных писем и звонков с поручениями. 

Более универсальную систему предлагает Максим Дорофеев в книге «Джедайские техники». Автор объясняет, почему мы так любим доводить дела до дедлайна, что нам мешает начать работу во время и как с этим бороться. 

Максим Дорофеев рассказывает, как правильно рассчитать время на выполнение задачи и не дать невыполнимого по срокам обещания, как перестать гнаться за идеалом и полюбить минимально приемлемый результат, составлять списки, чек-листы, а также разбирает основные ошибки и опасения людей, которые учатся планировать, и  предупреждает о том, чего им действительно стоит опасаться. Эта книга подойдет не только тем, кто работает в офисе, а любому человеку, который хочет сделать жизнь более предсказуемой, успевать больше и поддерживать внутреннюю энергию в рабочем состоянии. 

Если вы руководитель, то вам приходится не только разбираться  со своими планами и задачами, но и планировать работу всего отдела или компании. Здесь есть опасность увлечься тем, что касается деятельности компании, и забыть о корпоративной культуре. Люди не могут думать только о работе и то, что делает команду командой, — немного неформального общения. Даже если дел очень много, не забывайте поздравлять коллег с праздниками, планировать корпоративы и заказывать подарки для коллег и клиентов. Здесь работает то же самое, что и в личной жизни. Вы можете забыть  о памятной дате или дне рождения близкого человека, но он на это обидится. Даже если вы забыли о том, что приближается профессиональный праздник, менеджеры компании Атрибутика помогут вам оперативно подобрать из каталога оригинальные корпоративные подарки для коллег. 

Удачное планирование не подарит вам безмятежность, но стресса в работе будет гораздо меньше, а дел будет сделано вполовину больше, чем обычно.